Verslui augant sandėlis gana greitai nustoja būti tiesiog patalpa, kurioje laikomos prekės. Reikia priimti atvykstančius krovinius, kontroliuoti likučius, surasti konkrečias prekes, paruošti užsakymus ir laiku perduoti juos vežėjams. Sandėliavimo paslaugos leidžia šiuos procesus perduoti specializuotam partneriui ir naudotis jau veikiančia infrastruktūra, užuot viską kūrus savo įmonės viduje. http://arijus.lt/paslaugos/sandeliavimo-paslaugos

Sandėliavimo paslaugos gali būti aktualios labai skirtingo dydžio verslams. Vienam klientui reikia laikyti keliasdešimt palečių ir kartą per savaitę išsiųsti didesnį užsakymą, kitam – kasdien sukomplektuoti šimtus nedidelių siuntų. Todėl renkantis sandėlį neužtenka sužinoti, kiek kainuoja viena paletės vieta. Daug daugiau apie būsimą paslaugą pasako tai, kaip prekės bus priimamos, apskaitomos ir išduodamos.

Sandėlio darbas prasideda nuo prekių priėmimo

Atvykus kroviniui pirmiausia reikia suprasti, kas iš tikrųjų pristatyta. Dokumentuose gali būti nurodytas vienas kiekis, o fiziškai atvykti kitas. Dalis pakuočių gali būti pažeistos transportuojant, ant kai kurių dėžių gali trūkti tinkamo ženklinimo. Jei tokie neatitikimai pastebimi priėmimo metu, juos paprasčiau užfiksuoti ir išsiaiškinti.

Šis etapas ypač svarbus importuojant didesnes prekių partijas. Iš konteinerio gali būti iškraunama daugybė skirtingų produktų, kuriuos reikia ne tik sutalpinti sandėlyje, bet ir tinkamai susieti su apskaitos sistema. Priešingu atveju fiziškai turima prekė vėliau gali tapti sunkiai randama.

Gerai organizuotame sandėlyje kiekviena prekė turi savo vietą ir aiškią tapatybę sistemoje. Skamba elementariai, tačiau didėjant asortimentui būtent ši disciplina tampa vienu svarbiausių kasdienio darbo pagrindų.

Tikslūs likučiai svarbesni už pilną sandėlį

Turėti daug prekių dar nereiškia gerai valdyti atsargas. Verslui reikia žinoti, kiek konkretaus produkto iš tikrųjų yra ir kiek jo galima parduoti. Kai fizinis likutis nesutampa su tuo, ką rodo sistema, problemą dažnai pirmas pastebi ne sandėlio darbuotojas, o klientas.

Elektroninėje parduotuvėje tai gali atrodyti labai paprastai. Pirkėjas mato, kad liko du vienetai, pateikia užsakymą ir sumoka. Sandėlio darbuotojas ateina prie nurodytos vietos, tačiau prekės ten nėra. Prasideda paieška, tikrinamos kitos lentynos, ankstesni užsakymai ir priėmimo duomenys.

Vienas toks atvejis nėra katastrofa. Jei neatitikimai kartojasi nuolat, klientų aptarnavimo komandai tenka atsiprašinėti, grąžinti pinigus arba siūlyti alternatyvas. Todėl sandėlio apskaitos tikslumas turi tiesioginį ryšį su tuo, ką klientas patiria pirkdamas.

B2B ir elektroninės prekybos sandėliai dirba skirtingu ritmu

Didmeninės prekybos įmonė sandėlyje gali turėti tūkstantį palečių, tačiau per dieną atlikti palyginti nedaug išdavimo operacijų. Užsakymas sudarytas iš kelių pilnų palečių, jos paruošiamos, pakraunamos į sunkvežimį ir iškeliauja vienam gavėjui.

Elektroninėje prekyboje situacija gali būti priešinga. Sandėlyje laikoma mažiau atsargų, tačiau per vieną dieną reikia surinkti šimtus individualių užsakymų. Vienam klientui siunčiami sportbačiai, kitam – marškinėliai ir kepurė, trečiam – keturi skirtingi produktai. Kiekvieną užsakymą reikia surinkti atskirai.

Dėl to sandėlio dydis pats savaime mažai pasako apie darbo sudėtingumą. Operacijų skaičius, prekių pozicijų kiekis ir užsakymų struktūra dažnai yra svarbesni rodikliai.

Verslui renkantis paslaugų teikėją verta ieškoti patirties su panašiu veiklos modeliu. Sandėlis, puikiai pritaikytas pilnų palečių srautui, nebūtinai bus toks pat efektyvus vykdant tūkstančius smulkių e. prekybos užsakymų.

Greitai ir lėtai judančios prekės neturėtų būti valdomos vienodai

Beveik kiekviename didesniame asortimente ilgainiui išryškėja produktai, kurių pardavimo tempas labai skiriasi. Vienos prekės iš sandėlio paimamos dešimtis kartų per dieną, kitos savo pirkėjo laukia kelis mėnesius.

Tai turi praktinės reikšmės organizuojant sandėlį. Populiariausius produktus naudinga laikyti vietose, iš kurių juos galima paimti greitai, o lėčiau judančias atsargas galima perkelti į mažiau patogias zonas. Kiekviena sutaupyta minutė atrodo nereikšminga tol, kol ta pati operacija neatliekama kelis šimtus kartų per dieną.

Panašiai verta vertinti ir pačias atsargas. Jei dalis produktų sandėlyje nejuda metus, problema nebūtinai yra sandėliavimo kaina. Įmonės kapitalas tiesiog įšaldytas prekėse, kurių niekas neperka.

Sandėlio duomenys todėl gali būti naudingi ne tik logistikos komandai. Jie padeda pirkimų ir pardavimų žmonėms pamatyti, kurios prekės juda, kurios baigiasi ir kurios užima vietą be aiškios komercinės naudos.

Pardavimų akcija sandėliui nėra tik rinkodaros kalendoriaus įrašas

Marketingo komanda gali suplanuoti didelę akciją per kelias dienas. Sandėliui jos rezultatus reikia fiziškai apdoroti. Jei įprastai per dieną gaunama 100 užsakymų, o akcijos metu jų atsiranda 700, procesas staiga tampa visai kitoks.

Didžiosios išpardavimų kampanijos yra prognozuojamos, todėl joms galima ruoštis iš anksto. Sudėtingiau su netikėtais pardavimų šuoliais. Influencerio paminėjimas ar „TikTok“ išplitęs vaizdo įrašas kartais vieną anksčiau vidutiniškai parduodamą produktą per savaitgalį paverčia populiariausia parduotuvės preke.

Tada svarbu ne tik turėti pakankamai atsargų. Reikia pajėgti tas atsargas surinkti, supakuoti ir išsiųsti. Jeigu užsakymų eilė auga greičiau, nei sandėlis ją apdoroja, klientui nesvarbu, kad prekė fiziškai yra lentynoje – jis vis tiek laukia.

Todėl apie planuojamas akcijas verta kalbėtis su sandėliavimo partneriu. Geras pardavimų savaitgalis neturėtų tapti logistine staigmena pirmadienio rytą.

Grąžintos prekės taip pat turi kažkur keliauti

Elektroninėje prekyboje logistika nesibaigia išsiuntimu. Dalis klientų prekes grąžina, todėl atsiranda atvirkštinis srautas. Grįžusi siunta turi būti priimta, identifikuota ir toliau apdorota pagal sutartą procesą.

Ne kiekviena grąžinta prekė automatiškai gali grįžti į parduodamą likutį. Gali būti pažeista pakuotė, trūkti komplektacijos arba pats produktas gali turėti naudojimo požymių. Kitais atvejais pakanka patikrinti prekę ir ji vėl gali būti parduodama.

Jeigu grąžinimų procesas neorganizuotas, sandėlyje greitai atsiranda atskira zona su dėžėmis, kurių statusas niekam neaiškus. Fiziškai prekės yra, tačiau pardavimui jų naudoti negalima. Augant e. prekybos apimtims toks „laikinas kampas“ gali tapti nuolatine atsargų problema.

Todėl e. prekybos įmonėms renkantis sandėliavimo partnerį verta iš karto aptarti ir grąžinimų tvarką. Tai nėra papildomas klausimas ateičiai – tai normali užsakymo gyvavimo ciklo dalis.

Cross-docking gali sumažinti poreikį prekes ilgai laikyti

Ne kiekvienas į sandėlį atvykęs krovinys turi ten pasilikti. Kai prekės jau turi konkretų gavėją, jos gali būti priimamos, perskirstomos ir gana greitai perduodamos tolimesniam transportui. Tokia schema naudinga tais atvejais, kai sandėlis veikia daugiau kaip paskirstymo taškas nei ilgalaikio saugojimo vieta.

Pavyzdžiui, importuotojas gauna didesnę prekių partiją, tačiau nemaža jos dalis jau parduota keliems verslo klientams. Užuot visas atsargas padėjus į ilgalaikio saugojimo vietas, dalį krovinio galima iš karto paruošti tolimesniam išvežimui.

Tai sumažina nereikalingą prekių judėjimą sandėlio viduje. Kuo mažiau kartų krovinį reikia padėti, paimti ir perkelti, tuo paprastesnis visas procesas.

Žinoma, tokiai schemai reikia išankstinės informacijos. Sandėlis turi žinoti, kuri krovinio dalis lieka saugojimui, o kuri netrukus išvyksta. Jei šis sprendimas priimamas tik iškrovus viską į bendrą zoną, dalis efektyvumo jau prarasta.

Papildomos paslaugos svarbios ne kiekvienam, bet kartais išsprendžia daug problemų

Vienai įmonei sandėlyje reikia tik priimti ir išduoti pilnas paletes. Kitai nuolat tenka ženklinti prekes, keisti pakuotes, formuoti rinkinius arba atlikti kitus nedidelius darbus. Šie skirtumai turi įtakos renkantis paslaugų teikėją.

Jeigu prekė importuojama dideliais kiekiais ir vėliau ruošiama skirtingoms rinkoms, galimybė atlikti papildomas operacijas tame pačiame sandėlyje gali būti labai patogi. Produkcijos nereikia vežti į kitą objektą vien dėl etiketės ar naujos komplektacijos.

Kita vertus, neverta mokėti už sudėtingą paslaugų paketą, jei verslui jo nereikia. Paprastas B2B modelis su pilnomis paletėmis gali puikiai veikti naudojantis gana standartiniu sandėliavimu.

Geriausias sprendimas priklauso nuo realių procesų, o ne nuo ilgiausio galimų paslaugų sąrašo.

Sandėliavimo sutartyje svarbūs ne tik tarifai

Kainoraštis paprastai būna pirmasis dokumentas, į kurį žiūri potencialus klientas. Vis dėlto ilgalaikiame bendradarbiavime svarbios ir paslaugos sąlygos. Kada priimami kroviniai? Per kiek laiko apdorojami užsakymai? Iki kurios valandos gautas užsakymas gali būti paruoštas tą pačią dieną? Kaip registruojami neatitikimai?

Tokie klausimai ypač aktualūs, jei sandėlis tiesiogiai susijęs su klientų pristatymo pažadais. Elektroninė parduotuvė negali reklamuoti labai greito išsiuntimo, jei jos logistinis procesas tam nepritaikytas.

B2B įmonėms gali būti svarbesni konkretūs pakrovimo laikai ir galimybė aptarnauti didesnius sunkvežimių srautus. Importuotojui – konteinerių iškrovimas ir laikinas didesnio prekių kiekio priėmimas.

Todėl geras komercinis pasiūlymas turėtų būti vertinamas kartu su operacinėmis sąlygomis. Pigus tarifas nedaug padeda, jei paslauga neatitinka realaus verslo ritmo.

Augimo rezervas kartais svarbesnis už dabartinį poreikį

Sandėlį lengva pasirinkti pagal šiandienos skaičius. Jei įmonė laiko 100 palečių, ieškoma vietos 100 palečių. Tačiau sparčiai augančiam verslui verta pagalvoti, kas nutiks po pusmečio, jei atsargų kiekis padvigubės.

Tas pats galioja užsakymams. Paslaugų teikėjas gali puikiai apdoroti dabartinius 50 užsakymų per dieną, tačiau įmonės planuose gali būti nauja rinka, didelė reklamos kampanija arba pardavimų per prekyvietes pradžia. Tokiu atveju sandėlio pajėgumas tampa strateginiu klausimu.

Persikelti iš vieno sandėlio į kitą įmanoma, tačiau tai nėra visiškai neskausmingas procesas. Reikia perkelti atsargas, suderinti sistemas, informuoti vežėjus ir tam tikrą laiką labai atidžiai kontroliuoti likučius.

Todėl nedidelis augimo rezervas paprastai yra sveikas. Mokėti už milžinišką nepanaudojamą infrastruktūrą nereikia, bet rinktis partnerį, kuris jau šiandien dirba ties savo pajėgumo riba, taip pat rizikinga.

Geras sandėliavimas dažniausiai pastebimas tik tada, kai jo nėra

Klientas retai pagalvoja apie logistiką gavęs tinkamą prekę laiku. Jam tai tiesiog normaliai įvykdytas užsakymas. Sandėlis tampa matomas tada, kai dėžėje randamas ne tas produktas, siunta kelias dienas nejuda arba internetinėje parduotuvėje parduodama prekė, kurios fiziškai nebėra.

Verslui sandėlio reikšmė daug didesnė. Čia susitinka pirkimai, atsargos, transportas, pardavimai ir klientų aptarnavimas. Net nedidelis netikslumas vienoje vietoje gali persikelti į kitą proceso dalį.

Dėl to sandėliavimo paslaugos turėtų būti vertinamos ne vien pagal tai, kiek kainuoja laikyti paletę. Svarbu, kaip tiksliai valdomos atsargos, kaip greitai atliekamos operacijos ir ar sandėlis gali prisitaikyti prie verslo tempo. Kai šie procesai veikia gerai, sandėlis lieka beveik nematomas. Dažniausiai tai ir yra geriausias ženklas.